İşdünyası
Nazan Uğur Zamanın iyi kullanımı, iş
hayatındaki veri-min ve başarının en önemli şartlarından biridir.
Yapmak istedikleriniz için zamanın yetmediğini düşünüyorsanız kendinize
zaman yaratmayı ve bu zamanı iyi yönetmeyi öğrenmeniz
gerekir. İşte çok bilinen kurallardan birkaç
tanesi: Zaman yönetiminin ilk adımı hedef ve
önceliklerinizi belirlemektir. Hedef tanımı, kapsadığı zaman dilimine
göre, "Hayattan ne istiyorum, benim için önemli olan nedir?" de
olabilir, "Bu yıl, bu dönem, bugün nereye ulaşmak istiyorum?" da…
Hedefsiz, amaçsız hiçbir yere ulaşamazsınız. Nereye gideceğinizi
bilmezseniz haya-tınız sadece bu yeri aramakla geçer. Eninde so-nunda o
noktaya varsanız dahi yolda çok zaman kaybedebilirsiniz.
Hedef belirlemenin ardından yapacağınız iş, bu
hedefinize ulaşmak için gereken yol haritası-nı çıkarmak, yani
"planlama" yapmaktır. Çoğumuz planlamanın önemini biliriz fakat
pek azı-mız bunun için zaman harcarız. İş planlaması; kısa ve uzun
vadeli hedefler doğrultusunda yapı-lacak işlerin belirlenmesi, bu
işlerin nasıl, ne za-man ve kimler tarafından yapılacağının tesbit
edilmesi, düzenlenmesi ve kontrol edilmesi işle-midir. İyi bir iş planı
her şeyden önce gerçekçi olmalıdır. Öte yandan, hedeften uzaklaşmamak
şartıyla, esnek olabilme özelliği de taşımalıdır. Değişebilecek
şartları yansıtamayan bir plan, "düzen ve disiplin" yerine "umutsuzluk"
yaratır. Bu yüzden, yapılan planlar belirli aralıklarla ye-niden gözden
geçirilmeli ve değişen şartlara gö-re yenilenmelidir. Ama bu
yenilemenin amacı, zamanında yapılamayacak işleri ertelemek
ol-mamalıdır. Tam tersine amaç, hedeflere ulaşabilmek için başka neler
yapmak gerektiğini bulmaktır. İşte kişisel iş planınız için birkaç
yararlı tavsiye: Hedeflerinizi belirledikten
sonra, o hedeflere ulaşmak için yapılması gereken işleri bir liste
halinde arka arkaya sıralayın. Sonra bu listeyi "önemli", "az önemli"
ve "önemsiz" olarak sınıf-landırın. Aynı listeyi bir kere daha
inceleyip, bu sefer acil olanları acil olmayanlardan ayırın. Gerçekçi
olun ve şu soruya yanıt verin: "Ger-çekten tüm bu işleri belirlenen
sürede bitirmek mümkün ve gerekli mi?" Bu sorunun cevabı ge-nellikle
"hayır"dır. İşte en önemli aşamaya gel-dik: Önceliklerin belirlenmesi…
En kolay yöntem, bu işleme tersten başlamaktır. Madem bazı işleri
yapamayacağımız kaçınılmaz bir durum, en mantıklısı, hedef için en
önemsiz olan işlerin yapılmaması olmalı… İlk bakışta size gerekli
gö-zükse de, o kadar önemli olmayan işleri listeden çıkarın. Kendinize
bundan sonra soracağınız soru şu olmalı: "Bu iş, kişisel olarak benim
yapmam gereken bir iş mi? Benden başkası bunu yapamaz mı?" Birçoğumuz
bir işi bir başkasından istemek yerine kendimiz yapmayı tercih ederiz.
Bunun zaman kullanımı açısından daha verimli olduğuna inanırız. Bu
yaklaşım kısa va-dede doğru gibi görünse de uzun vadede kesinlikle
verimsizlik yaratacak bir tuzaktır. Doğru ki-şilere doğru şekilde
devredeceğiniz iş ve sorumluluklar, yapılacak iş listenizi hem
kısaltmanıza hem de hedefinize daha çabuk ulaşmanıza yar-dımcı
olacaktır. Şimdi, sadece önemli ve sizin
yapmanız ge-rekenlerden oluşan yeni iş listenizi öncelik sırasına göre
1'den başlayarak sıralayın. Bu sıralamada değer ölçünüz, yine ulaşmak
istediğiniz hedef kapsamında, o iş bitiminde ulaşacağınız sonuç,
kazanacağınız takdir ve bu takdirin nereden gel-diği olmalı…
Meşhur Pareto, diğer ismiyle 80/20 prensibini unutmayın.
Başarılarımızın yüzde sekseni yaptığımız işlerin sadece yüzde
yirmisinin sonucudur. Öncelik tesbitinde bu doğ-ru yüzde yirmiyi bulup,
zamanımızın çoğunu bunları en mükemmel şekilde yapmaya ayırma-lıyız.
Doğru yapılamayan bir öncelik seçimi ile zamanımızın çoğunu yanlış
yüzde seksene harcayarak sadece yüzde yirmilik bir başarı dilimin-de
kalmamız cok olasıdır. Mesela, yüksek bir mevkideki amiriniz, önemli
bir müşteriye sunmak için hafta sonuna kadar bir raporu bitirme-nizi
istediyse, bu işin öncelik sırası en yüksektedir. İki gün sonra
bitirilmesi gereken çok daha az önemli bir iş söz konusu ise, daha alt
sırada-dır ve siz, hafta sonunu beklemeden, hemen bu-gün, zamanınızın
çoğunu, bir hafta sonra bitiril-mesi gereken raporu en iyi şekilde
yazmak için harcamalısınız. Öncelik
sıralamasını yaparken karşılaşılan esas zorluk, farklı hedef ve amaçlar
arasındaki öncelik çelişkisidir. Bunlar önemlilik derecesi eşit
projeler; iş, aile hayatı, sosyal hayat veya sağlık gibi değişik
kulvarlarda yaşanabilecek iki-lemler olabilir. Böyle bir çelişkiyi sık
sık yaşıyorsanız konunun en başına dönüp kendinize aynı soruyu sorun:
"Benim hayattaki hedefim için en önemli değerler neler?" Yandaki hikaye
bunu çok güzel anlatıyor. Verimli zaman
kullanımının en önemli şartlarından biri de kendini tanımaktır. Zamanın
yapmak istediklerinize yetmediği bir gerçekse, size gereken zamanı
nereden yaratabileceğinizi bilmek icin "harcamalarınızı" kontrol
altına al-manız lazım. Bunun icin en bilinen yöntem bir muhasebe raporu
hazırlamaktır. Bu, en basit anlamda, çok detaylı bir "günlük"
tutma işlemi-dir. Bunun icin, tipik günlük hayatınızı yansıtan sadece 3
günlük bir dönem seçin ve bu dönem-de iş ve özel hayat kapsamında
yaptığınız her işi başlama ve bitirme saatleri ile birlikte kaydedin.
Her telefon konuşmasını, kahve molasını, oda-nıza merhaba demek için
uğrayan bir arkadaşla görüşmenizi, bir dosya hazırlama veya fotokopi
işlemini, toplantı veya bire bir görüşmeleri, özel ve işle ilgili
elektronik posta yazışmalarını, TV seyretmeye, kitap okumaya
ayırdığınız zamanı, yemek, tuvalet veya banyo zamanlarını, yani her
şeyi kaydedin. Zaman probleminiz olmasa dahi yapın bunu... Ne kadar
ilginç bir deneyim olduğunu ancak yaptıktan sonra görebilirsiniz.
Sonuçları sadece kendiniz için değerlendirin ve yaptığınız her iş
kategorisi için kendinize şu soruları sorun:ü "Bu iş gerçekten önemli
ve gerekli miydi?" ü "Bu işlem için harcadığım zamanı nasıl
kısaltabilirim?"ü "Hangi işleri diğerlerinden daha verimli
yapı-yorum?"ü "Günün hangi zamanlarında daha verimli-yim?" ü "Başkaları
benim zaman yönetimimi ne kadar etkiliyor?" ü "Stres veya kriz ortamı
verimimi nasıl etki-liyor?"
ü "Sevmediğim veya bana zor gelen işleri erteleme eğilimim var
mı?" Bu soruların doğru cevaplarını ve bu
konuda neler yapmanız gerektiğini sizden daha iyi kim-se bilemez. İşte
yine de size yardımcı olabilece-ğini düşündüğümüz birkaç öneri:ü Zaman
değerlendirme raporunuzda gördü-ğünüz, sizi şaşırtan ve onaylamadığınız
surpriz harcamalarınızı azaltarak kendinize yeni zamanlar kazandırın.
Buna hemen başlayın.ü Günün en verimli olduğunuz zaman
dilimini en önemli önceliklerinize ayırın. Sabahları daha verimliyseniz
bu zamanı mesajlarinizi okumak yerine öncelik açısından en üstte olan
işi yapmak için kullanın. Daha az verimli olduğunuz zamanları ise daha
alt sıralardaki işleri daha kısa sürede bitirmek için
kullanın.ü Verimli toplantı tekniklerini öğrenin.
Kısa ve iyi planlanmış toplantılar veya bire bir görüş-meler genellikle
daha verimli olurlar. Bir toplantıya girmeden önce amaç, gündem
konuları, ka-tılacak kişiler, toplantı süresini öğrenin ve katılıp
katılmama konusunda seçici olun. Eğer sizin bizzat katılımınız
gerekmiyorsa bu sorumluluğu başkasına devredin.ü Sizden
sorumluluk ve görev alanınıza girme-yen bir iş istendiğinde kibarca
"Hayır" demeyi öğrenin. Hayır diyemediğiniz her istek bir gün göreviniz
haline gelebilir.ü Kırmak istemediğiniz bir arkadaş
ziyaretini kısa kesmek için yöntemler geliştirin. En dürüst olanı,
açıkça çok işinizin olduğunu söylemek ve daha uygun bir zaman için bir
randevu tesbit etmek olabilir. Kişiyle ilişki seviyenize göre gö-rüşme
sırasında ayakta durmak, o kişiyle bera-ber yavaşça kapıya yürümek, bir
sonraki toplantınızı hatırlatan bir alarm sistemi çalıştırmak gibi
bilinen basit yöntemleri de uygulayabilirsiniz.
ü Yapmaktan hoşlanmadığınız ve erteleme eğilimi
gösterdiğiniz önemli ve zor işlerde küçük küçük adımlarla da olsa
ilerleme kaydetmeye çalışın. Sizi durduran engelleri tesbit edip
bunları halledin.ü Sorumluluklarınızı devretmeyi öğrenin.
Ya-nınızda çalışanlardan daha çok ve daha uzun süreler ofiste
kalıyorsanız bu, bu konudaki eksikliğinizi gösteren önemli bir
ipucudur. Çalışanla-rınızın eğitimi ve gelişmesi için zaman ayırmayı
önemli bir öncelik olarak görün ki gerektiğinde iş ve
sorumluluklarınızı üzerinizden alabilsinler.
Gördüğünüz gibi, zaman yönetimi aslında kendi
kendini yönetme sanatıdır
[ 
..
30 31 32 33 34
35 36
] 
